Celine O.
Oktober 2026
8 Min. Lesezeit
Kurzfassung: Seit Juli 2025 ist die Anbindung an Telematikinfrastruktur und elektronische Patientenakte für Pflegeeinrichtungen gesetzliche Pflicht. Der erste Schritt zur Digitalisierung ist damit gesetzt, doch Technik allein entlastet nicht: Gesparte Zeit wird oft sofort von neuen Aufgaben aufgezehrt (Kapazitätsparadox). Den größten Hebel bietet das Wissensmanagement, also Wissen und Unterstützung genau dann verfügbar zu machen, wenn Fachkräfte sie brauchen. Entscheidend ist dabei das Wie: niederschwellig einführen, Mitarbeitende einbinden und vorhandene Systeme verbinden.
Seit dem 1. Juli 2025 sind alle ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen gesetzlich verpflichtet, die Voraussetzungen für den Zugriff auf die elektronische Patientenakte (ePA) und den Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI) zu schaffen. Damit ist Digitalisierung von der freiwilligen Kür zur verbindlichen Rahmenbedingung geworden. Die eigentliche Frage lautet heute nicht mehr „ob", sondern „wie", und sie entscheidet sich an einer Stelle, die oft übersehen wird: beim Wissen.
Der gesetzliche Rahmen ist ambitioniert. Mit dem Digital-Gesetz (DigiG), das im März 2024 in Kraft trat, wird die Pflege Schritt für Schritt an die zentrale digitale Plattform des Gesundheitswesens angeschlossen. 2026 folgen weitere Meilensteine, etwa die verpflichtende elektronische Verordnung, welche für die häusliche Krankenpflege und die außerklinische Intensivpflege verpflichtend ist und parallel wird die ePA für die Pflege zunehmend nutzbar.
Die Realität in den Einrichtungen sieht oftmals anders aus. Von den rund 32.000 betroffenen Einrichtungen waren Branchenberichten zufolge zum Stichtag im Juli 2025 nur etwa 4.000 vollständig angebunden. Einer Erhebung der DAK-Gesundheit zufolge fehlte Mitte 2025 rund 70 Prozent der Pflegeeinrichtungen noch der Anschluss an die Telematikinfrastruktur. Diese Lücke zwischen Vorgabe und Umsetzung ist die zentrale Herausforderung des Jahres. Sie zeigt zugleich, warum es beim Einstieg auf das richtige Vorgehen ankommt.
Technik anzuschließen ist eine Sache. Dafür zu sorgen, dass das richtige Wissen zur richtigen Zeit bei den Menschen ankommt, ist die andere, und hier liegt einer der unterschätzten Hebel.
Pflegefachkräfte arbeiten in einem Umfeld, in dem Fachwissen und interne Regeln ständig gebraucht werden. Doch der Zugang dazu ist mühsam. Ein aktueller Forschungsüberblick zeigt, dass Pflegende ihre Entscheidungen bevorzugt auf das Wissen von Kolleginnen und Kollegen stützen, häufiger als auf Leitlinien oder geprüfte Quellen, weil menschliche Quellen in ihrem Arbeitsalltag oft am schnellsten verfügbar sind. Fehlende Zeit für die Suche zählt dabei studienübergreifend zu den größten Hürden.
Das ist verständlich, bindet aber die Zeit gleich mehrerer Personen und macht Wissen abhängig davon, wer gerade Dienst hat.
Genau das wird im Fachkräftemangel zum Risiko. Wenn erfahrene Kräfte das Team verlassen, geht mit ihnen oft Wissen verloren, das nie schriftlich festgehalten wurde. Die Kosten jeder Fluktuation liegen Untersuchungen zufolge zwischen einem Drittel und dem Doppelten eines Jahresgehalts. Gleichzeitig wächst der Bedarf, weniger erfahrene Mitarbeitende gut anzuleiten. In einer europaweiten Trendstudie unter 3.525 Fachkräften nannten 66,9 Prozent die Unterstützung weniger erfahrener Kolleginnen und Kollegen als wichtigsten Bereich für digitale Assistenz, 63,8 Prozent wünschten sich die richtigen Informationen zur richtigen Zeit.
Dass digitale Systeme hier wirken, ist belegt. Eine qualitative Studie der Medizinischen Hochschule Hannover zeigt, dass Pflegende digitale Werkzeuge als spürbare Erleichterung erleben: schnellere Informationsverfügbarkeit, weniger doppelte Arbeit, mehr Transparenz im Team.
Hier liegt die wahrscheinlich wichtigste, aktuelle Erkenntnis. In der europaweiten Trendstudie, durchgeführt vom Meinungsforschungsinstitut Civey, wird ein Muster auf den Punkt gebracht, das viele Einrichtungen kennen. Digitale Systeme sparen nachweislich Zeit, doch diese Zeit kommt selten als freie Zeit an. 80,6 Prozent der Befragten stimmen der Aussage zu, dass die eingesparte Zeit unmittelbar von anderen Aufgaben beansprucht wird.
Zeit zu sparen und Kapazität zu schaffen ist eben nicht dasselbe. Solange steigende Anforderungen und komplexere Fälle jede gewonnene Minute sofort aufzehren, verpufft der reine Effizienzgewinn. Die entscheidende Frage ist deshalb nicht, wie schnell eine Aufgabe erledigt ist, sondern ob Fachkräfte im richtigen Moment die Unterstützung und das Wissen bekommen, die sie wirklich entlasten.
Daraus folgt eine klare Konsequenz für die Praxis. Digitalisierung gelingt nicht dadurch, dass möglichst viel Technik auf einmal eingeführt wird, sondern dadurch, dass sie an die Arbeitsrealität der Menschen angepasst wird. Technische Innovationen werden erst wirksam, wenn sie in stabile Strukturen eingebettet und durch kontinuierliche Qualifizierung begleitet werden. Studien empfehlen, digitale Angebote niedrigschwellig, alltagsnah und ressourcenorientiert einzuführen und die Beschäftigten früh und partizipativ einzubinden. Denn nur wenn Technologien aus Sicht der Anwendenden sinnvoll sind, finden sie Akzeptanz.
Gerade die gesetzliche TI-Pflicht bietet dafür einen guten Ansatzpunkt. Statt die gesamte IT umzubauen, lohnt es sich, an einer konkreten Stelle zu beginnen, an der bereits vorhandene Systeme sinnvoll verbunden werden, anstatt einzelne Insellösungen zu schaffen. Interoperabilität, also die Fähigkeit verschiedener Systeme, Daten gemeinsam zu verarbeiten, gilt als zentrale Voraussetzung dafür, Pflege- und Führungskräfte zu entlasten. Wo Informationen automatisch von einem System ins andere fließen, entfällt fehleranfällige manuelle Doppelerfassung, die Datenqualität steigt und Zeit wird frei.
Wenn die digitale Grundlage steht, verschiebt sich der Fokus von der reinen Erfassung von Daten hin zur Frage, wie Wissen nutzbar wird. Genau hier setzen KI-gestützte Wissensassistenten an. Statt lange zu suchen oder Kolleginnen zu unterbrechen, erhalten Fachkräfte auf eine konkrete Frage eine schnelle, auf hinterlegte Unternehmens- und Fachinformationen gestützte Antwort, direkt im Arbeitsfluss auf ihrem Smartphone. Das Wissen bleibt der Einrichtung erhalten, auch wenn einzelne Personen wechseln.
Wichtig bleibt dabei die Rolle der Technik. Sie soll die fachliche Expertise erweitern, nicht ersetzen. Die Verantwortung für pflegerische Entscheidungen bleibt bei den Fachpersonen. Der größte Beitrag eines Wissensassistenten liegt daher nicht in der Automatisierung, sondern darin, Fachkräfte schneller handlungsfähig zu machen und gerade neue Kolleginnen und Kollegen beim Onboarding zu helfen und sicher durch den Alltag zu führen.
Wissen verfügbar zu machen ist der erste Schritt. Der zweite ist, Mitarbeitende zu halten. Beides hängt zusammen, denn wer sich gut unterstützt und gehört fühlt, bleibt eher. Regelmäßiges Feedback gilt als eines der wirksamsten Mittel, um früh zu erkennen, wo Bindung gefährdet ist, und gezielt gegenzusteuern. In der Trendstudie sind 60,8 Prozent der Befragten überzeugt, dass gute digitale Lösungen einen wesentlichen Beitrag zur Bindung qualifizierter Fachkräfte leisten.
Entscheidend ist auch hier die niederschwellige Umsetzung. Eine kurze Mitarbeiterbefragung über das Smartphone wird eher ausgefüllt als ein langer Fragebogen. Eine schnelle Nachricht im Team erreicht die Mitarbeitenden dort, wo sie ohnehin sind. So wird Mitarbeiterbindung kein Zusatzprojekt, sondern Teil des Arbeitsalltags.
Diese Anforderungen lassen sich schwer mit vielen getrennten Insellösungen erfüllen. Jede für sich bedeutet eigene Logins, eigene Daten und zusätzlichen Pflegeaufwand. Sinnvoller ist eine abgestimmte Lösung, die mit den bestehenden Kernsystemen zusammenspielt.
Deshalb wurde Value vom Bonussystem zur Plattform für Mitarbeiterbindung weiterentwickelt. Über die Schnittstelle zu Pflegemanagementsystemen wie z.B. MEDIFOX DAN oder Connext Vivendi werden Stammdaten und Einspringdienste automatisch übertragen, nach dem Prinzip „einmal pflegen, täglich nutzen". In der App laufen die Bausteine zusammen, die den Alltag erleichtern: ein KI-Wissensassistent, der hinterlegtes Unternehmens- und Fachwissen auf Nachfrage verfügbar macht, Mitarbeiterbefragungen, die Stimmung und Bedarfe sichtbar machen, und ein Messenger-Dienst für die schnelle Abstimmung im Team. Besondere Leistungen, Einspringdienste oder Fortbildungen können über das Bonussystem direkt belohnt werden und erreichen die Mitarbeitenden in Echtzeit. BGM-Maßnahmen werden sichtbar auf der Plattform integriert.
Was saubere Prozesse und verbundene Systeme konkret bewirken, zeigt zum Beispiel Value-Kunde Bertels & Blömers: 13,5 Stunden pro Monat, eingespart allein in der Verwaltung.
Die Pflicht ist da, die Grundlagen sind vielerorts gelegt. Die entscheidende Frage des Jahres 2027 lautet deshalb nicht mehr, ob Einrichtungen digitalisieren, sondern wie. Sie entscheidet sich daran, ob Wissen und Wertschätzung bei den Menschen ankommen. Wer klein und niederschwellig startet, vorhandene Systeme verbindet und Wissen für alle zugänglich macht, verwandelt gesparte Zeit in echte Entlastung.
Quellen
Value-Ansprechpartnerin.