Durch § 8 Abs. 2 S. 11 des Einkommensteuergesetzes (EStG) haben Unternehmen die Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn monatlich einen Sachbezug von bis zu 44 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei zu gewähren. Eine oft gewählte Form sind Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen (§ 8 Abs. 1 S. 3 EStG). So muss u.a. gewährleistet sein, dass ein Gutschein nicht in bar ausgezahlt werden kann und dass die Einlösung eines Gutscheins nur im Inland möglich ist.
Der 44-Euro-Sachbezug kann jedem Mitarbeitenden gewährt werden, egal welches Vertragsverhältnis besteht. Somit kann der 44-Euro-Sachbezug sowohl für Vollzeitbeschäftigte als auch für Teilzeitbeschäftigte, Minijobber, Aushilfen, Werkstudenten oder Praktikanten genutzt werden.
Bei der Gewährung eines 44-Euro-Sachbezugs muss das Unternehmen keine Gründe angeben, was eine große Flexibilität ermöglicht. So ist es möglich, dass der 44-Euro-Sachbezug ohne einen bestimmten Anlass, mit einem bestimmten Anlass, regelmäßig oder unregelmäßig gewährt wird.
Nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs ist für die Berechnung der 44-Euro-Freigrenze der Zeitpunkt des Zuflusses, also wann dem Mitarbeitenden ein Sachbezug gewährt wird, entscheidend (= steuerrechtliches Zuflussprinzip). Der Zeitpunkt des Konsums ist nicht relevant.
Bei einem solchen Konstrukt gibt es natürlich auch einiges zu beachten. Beim 44-Euro-Sachbezug handelt es sich um eine monatliche Freigrenze. Das bedeutet, dass bei Überschreiten der 44 Euro (bereits um einen Cent) für den gesamten Betrag des Sachbezugs Lohnsteuer und Sozialversicherung abgeführt werden muss.
Ein Übertrag in darauffolgende Monate ist nicht möglich, ebenso dürfen nicht ausgeschöpfte Beträge eines Monats nicht in einen anderen Monat übertragen werden. Eine Hochrechnung auf das gesamte Kalenderjahr ist nicht gestattet.
Wichtig ist auch, dass alle gewährten Sachbezüge, die unter die 44-Euro-Freigrenze fallen, für einen Monat zusammengerechnet werden müssen. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (vom 6. Juni 2018, Az. VI R 32/16) fließen anfallende Versandkosten in die Berechnung der Freigrenze ein, da es sich um eine zusätzliche Leistung handelt.
Um die Dokumentationspflichten zu erfüllen, muss nachweisbar sein, wann der Sachbezug in welcher Form geflossen ist. Dazu sollten alle Sachbezüge im Lohnkonto eintragen werden. Darüber hinaus sollten Belege oder Rechnungen zum angewandten Sachbezug aufgehoben werden, wobei dies digital oder in Kopie geschehen kann - auch dann, wen die Freigrenze nicht überschritten wird. Beim zuständigen Finanzamt kann eine Erleichterungen der Dokumentationspflichten beantragt werden, sodass beispielsweise die Sachbezüge, die unter der 44-Euro-Freigrenze bleiben, nicht mehr im Lohnkonto aufgezeichnet werden müssen.
