Überblick über steuerfreie Sachbezüge

Gehaltsextras können sehr motivierend sein und die Bindung von Mitarbeitenden an das eigene Unternehmen stärken. Dafür werden in der Praxis häufig Sachbezüge genutzt, denn diese bleiben innerhalb bestimmter Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei. Wir möchten Ihnen im Folgenden einen kurzen Überblick zu diesem Thema geben, basierend auf den aktuellen gesetzlichen Regelungen - inklusive der für dieses Thema sehr relevanten Gesetzesänderung zum 01. Januar 2020.

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Vorteile steuerfreier Sachbezüge

Langfristig anhaltende Motivation

Die regelmäßige Vergabe von steuerfreien Sachbezügen hat eine nachhaltigere Wirkung im Vergleich zu einer einmaligen Barprämie.

Darüber hinaus fördert eine Belohnung, die in direktem Zusammenhang zu einer besonderen Leistung steht, das Engagement für ein Ziel enorm.

Ersparnisse für Arbeitgeber & höheres Nettoeinkommen für Arbeitnehmer

Im folgenden, fiktiven Beispiel werden steuerliche Sachbezüge mit einer einmaligen Barprämie in Höhe von 1.000 Euro verglichen. In beiden Tabellen werden die Brutto- und Nettoarbeitslöhne eines Arbeitnehmers sowie die Aufwendungen des Arbeitgebers vereinfacht gegenübergestellt. In der oberen Tabelle wird dem Arbeitnehmer einmalig eine Barprämie in Höhe von 1.000 Euro ausgezahlt. In der unteren Tabelle erhält Arbeitnehmer monatlich Sachbezüge in Höhe von 44 Euro und zum Geburtstag zusätzlich einen einmaligen Sachbezug in Höhe von 60 Euro. Die Nutzung der steuerlichen Sachbezüge führen zu niedrigeren Aufwendungen beim Arbeitgeber in Höhe von 412 Euro (Vgl. Kreis 1) und gleichzeitig zu einem höheren Nettoverdienst beim Arbeitnehmer in Höhe von 118 Euro (Vgl. Kreis 2).

Wesentliche Arten von steuerfreien Sachbezügen

44-Euro-Sachbezug

Durch § 8 Abs. 2 S. 11 des Einkommensteuergesetzes (EStG) haben Unternehmen die Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn monatlich einen Sachbezug von bis zu 44 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei zu gewähren. Eine oft gewählte Form sind Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen (§ 8 Abs. 1 S. 3 EStG). So muss u.a. gewährleistet sein, dass ein Gutschein nicht in bar ausgezahlt werden kann und dass die Einlösung eines Gutscheins nur im Inland möglich ist.

Der 44-Euro-Sachbezug kann jedem Mitarbeitenden gewährt werden, egal welches Vertragsverhältnis besteht. Somit kann der 44-Euro-Sachbezug sowohl für Vollzeitbeschäftigte als auch für Teilzeitbeschäftigte, Minijobber, Aushilfen, Werkstudenten oder Praktikanten genutzt werden.

Bei der Gewährung eines 44-Euro-Sachbezugs muss das Unternehmen keine Gründe angeben, was eine große Flexibilität ermöglicht. So ist es möglich, dass der 44-Euro-Sachbezug ohne einen bestimmten Anlass, mit einem bestimmten Anlass, regelmäßig oder unregelmäßig gewährt wird.

Nach einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs ist für die Berechnung der 44-Euro-Freigrenze der Zeitpunkt des Zuflusses, also wann dem Mitarbeitenden ein Sachbezug gewährt wird, entscheidend (= steuerrechtliches Zuflussprinzip). Der Zeitpunkt des Konsums ist nicht relevant.

Bei einem solchen Konstrukt gibt es natürlich auch einiges zu beachten. Beim 44-Euro-Sachbezug handelt es sich um eine monatliche Freigrenze. Das bedeutet, dass bei Überschreiten der 44 Euro (bereits um einen Cent) für den gesamten Betrag des Sachbezugs Lohnsteuer und Sozialversicherung abgeführt werden muss.

Ein Übertrag in darauffolgende Monate ist nicht möglich, ebenso dürfen nicht ausgeschöpfte Beträge eines Monats nicht in einen anderen Monat übertragen werden. Eine Hochrechnung auf das gesamte Kalenderjahr ist nicht gestattet.

Wichtig ist auch, dass alle gewährten Sachbezüge, die unter die 44-Euro-Freigrenze fallen, für einen Monat zusammengerechnet werden müssen. Nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs (vom 6. Juni 2018, Az. VI R 32/16) fließen anfallende Versandkosten in die Berechnung der Freigrenze ein, da es sich um eine zusätzliche Leistung handelt.

Um die Dokumentationspflichten zu erfüllen, muss nachweisbar sein, wann der Sachbezug in welcher Form geflossen ist. Dazu sollten alle Sachbezüge im Lohnkonto eintragen werden. Darüber hinaus sollten Belege oder Rechnungen zum angewandten Sachbezug aufgehoben werden, wobei dies digital oder in Kopie geschehen kann - auch dann, wen die Freigrenze nicht überschritten wird. Beim zuständigen Finanzamt kann eine Erleichterungen der Dokumentationspflichten beantragt werden, sodass beispielsweise die Sachbezüge, die unter der 44-Euro-Freigrenze bleiben, nicht mehr im Lohnkonto aufgezeichnet werden müssen.

60-Euro-Sachbezug für persönliche Anlässe

Durch R 19.6 Abs. 1 der Lohnsteuerrichtlinien haben Unternehmen die Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden für einen persönlichen Anlass zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn einen Sachbezug von bis zu 60 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei zu gewähren. Darunter versteht man ein besonderes persönliches Ereignis, das nur den einzelnen Beschäftigten betreffen kann.

Beispiele für persönliche Anlässe sind:
  • Beförderung
  • Dienstjubiläum
  • Pensionierung
  • Promotion
  • Rückkehr aus der Elternzeit oder nach einer längeren Krankheit
  • Verlobung
  • Trauung
  • Silberhochzeit
  • Goldhochzeit
  • Geburtstag
  • Geburt eines Kindes
  • Taufe
  • Einschulung
  • Schulabschluss
  • Konfirmation
  • Jugendweihe

Der 60-Euro-Sachbezug für persönliche Anlässe kann mit dem 44-Euro-Sachbezug kombiniert werden. Eine Beschränkung, wie oft der 60-Euro-Sachbezug für persönliche Anlässe gewährt werden darf, existiert nicht. Als zusätzliche Dokumentationspflicht muss der Grund für die Gewährung eines 60-Euro-Sachbezugs auf der Lohnsteuerabrechnung angegeben werden. Firmenjubiläen oder Weihnachtsfeiern fallen nicht unter diese Regelung, weil der jeweilige Anlass nicht als personenbezogen angesehen werden kann.

Weitere steuerfreie Sachbezüge

Neben den beiden oben genannten steuerfreien Sachbezügen gibt es weitere, die hier der Vollständigkeit halber aufgezählt werden, aber auf die nicht näher eingegangen wird:

  • Bestimmte Gesundheitsleistungen (bis 500 Euro/Jahr)
  • Private Internetnutzung
  • Kinderbetreuungszuschüsse
  • Private Telefonnutzung und Mobile Devices
  • Rabattfreibetrag auf eigene Waren

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Alexander Hubov
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